Pflicht zur Zeiterfassung:
Was Betriebe jetzt praktisch wissen müssen
Viele Arbeitgeber wissen, dass Arbeitszeiten erfasst werden müssen. Unklar ist oft nicht das Ob, sondern das Wie. Diese Seite erklärt die aktuelle Lage ohne Juristendeutsch – und zeigt, was kleine Betriebe, Handwerk und mobile Teams daraus praktisch ableiten sollten.
Was ist der aktuelle rechtliche Rahmen?
Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt einen Beschluss gefasst, der für Arbeitgeber in Deutschland weitreichende Konsequenzen hat. Das Gericht stellte klar, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch aufzuzeichnen.
Grundlage ist keine neue deutsche Regelung, sondern eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019. Der EuGH hatte damals festgestellt, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems verpflichten müssen. Das BAG hat diese Anforderung 2022 auf Basis des geltenden deutschen Arbeitsschutzgesetzes für anwendbar erklärt.
Ein spezielles deutsches Umsetzungsgesetz steht noch aus. Das ändert aber nichts an der Pflicht – sie gilt nach herrschender Rechtsauffassung bereits heute.
Was muss erfasst werden?
Pflichtangaben
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der geleisteten Arbeitszeit
- Pausen, sofern sie die Arbeitszeit unterbrechen
Diese Angaben müssen für jeden Arbeitstag und jeden Mitarbeitenden vorliegen – nachvollziehbar, korrekt und im Zweifel abrufbar.
Was nicht vorgeschrieben ist
- Eine bestimmte Software oder App
- Ein zertifiziertes System
- Eine digitale Lösung (Papier ist theoretisch möglich)
- Eine bestimmte Aufbewahrungsfrist (zwei Jahre sind üblich)
Es gibt keine einheitliche Vorschrift, wie die Erfassung technisch umzusetzen ist – solange das Ergebnis objektiv, verlässlich und zugänglich ist.
Reicht Papier oder Excel?
Theoretisch ja – das BAG schreibt keine digitale Lösung vor. In der Praxis stoßen Papier und Excel schnell an ihre Grenzen.
Wer Zeiten handschriftlich erfasst, hat keinen Schutz gegen nachträgliche Änderungen, keine automatische Auswertung und im Zweifel keinen strukturierten Nachweis. Wer Excel nutzt, hat zumindest eine Tabelle – aber keine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung, keine mobile Erfassung und keine klare Versionshistorie.
Für Betriebe mit Außendienst, Baustellen oder wechselnden Einsatzorten ist Papier schlicht nicht praxistauglich: Ein Monteur auf einer Baustelle in einer anderen Stadt kann seinen Stundenzettel nicht am Ende des Tages in die Geschäftsstelle bringen.
Papiererfassung ist rechtlich möglich, aber organisatorisch aufwändig und fehleranfällig. Für Betriebe ab ca. fünf Mitarbeitenden oder mit mobilen Einsätzen ist ein digitales System in der Regel wirtschaftlicher – auch wenn die Einführung Zeit kostet.
Was ist für kleine Betriebe praktisch sinnvoll?
Kleine Betriebe brauchen keine große Lösung. Sie brauchen eine, die im Alltag funktioniert – ohne lange Einarbeitung, ohne IT-Abteilung, ohne monatliche Schulungen.
Wichtig ist, dass klare Regeln im Betrieb definiert werden: Wer erfasst wann? Wie werden Korrekturen beantragt? Was gilt bei Außendienst oder Schicht? Diese Fragen sollten vor der Software-Entscheidung beantwortet werden – dann ist die Auswahl eines Systems deutlich einfacher.
Für die meisten Kleinbetriebe reicht eine App mit einfacher Stempeluhr, die Daten lokal oder in der Cloud speichert und monatlich an den Steuerberater übergeben werden kann. Mehr ist oft nicht nötig.
Regeln zuerst
Erst intern klären, wie Zeiten erfasst werden sollen – dann das passende Tool suchen. Nicht umgekehrt.
App statt Zettel
Eine einfache App ist für die meisten kleinen Teams die pragmatischste Lösung – auch ohne IT-Kenntnisse einrichtbar.
Lohnbuchhaltung mitdenken
Eine direkte Übergabe an DATEV oder Lexoffice spart jeden Monat manuelle Arbeit – lohnt sich ab dem ersten Mitarbeitenden.
Was folgt daraus für die Auswahl eines Systems?
Die Auswahl eines Zeiterfassungssystems hängt weniger von der Rechtslage ab als vom eigenen Betriebsalltag. Wer nur im Büro arbeitet, hat andere Anforderungen als ein Malerbetrieb mit fünf Kolonnen oder ein Pflegedienst mit Wochenenddiensten.
Entscheidend sind drei Fragen: Wie und wo stempeln Mitarbeitende? Wie werden die Daten ausgewertet? Und wie gelangen sie in die Lohnabrechnung? Wer diese drei Fragen beantwortet hat, kann gezielt vergleichen – statt sich von Featurelisten überwältigen zu lassen.
Systeme vergleichen-
Erfassungsweg klären
App, Browser, Terminal oder QR-Code – was passt zum Arbeitsalltag?
-
Datenschutz prüfen
Speicherung auf EU-Servern, DSGVO-konforme Verarbeitung.
-
Lohnbuchhaltung einbinden
Schnittstelle zu DATEV, Lexoffice oder Steuerberater vorhanden?
-
Kosten realistisch kalkulieren
Per-Nutzer-Preise vs. Pauschal – ab 5 Mitarbeitenden lohnt ein Vergleich.
Fragen zur Rechtslage
Gilt die Pflicht schon heute?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, Arbeitszeiten systematisch aufzuzeichnen. Ein eigenes deutsches Umsetzungsgesetz steht noch aus – das ändert aber nichts an der bestehenden Verpflichtung auf Basis des Arbeitsschutzgesetzes und des EuGH-Urteils von 2019.
Muss die Erfassung digital sein?
Nein – es ist keine bestimmte technische Lösung vorgeschrieben. Papieraufzeichnungen sind theoretisch möglich, solange sie objektiv, verlässlich und für Beschäftigte zugänglich sind. In der Praxis empfehlen sich digitale Systeme, weil sie Auswertung, Nachvollziehbarkeit und Lohnbuchhaltungs-Übergabe deutlich vereinfachen.
Gibt es Ausnahmen für Kleinbetriebe?
Nach aktuellem Stand keine pauschalen Ausnahmen nach Betriebsgröße. Das künftige Umsetzungsgesetz könnte Erleichterungen für Kleinstbetriebe vorsehen – beschlossen ist das bisher nicht. Wer sichergehen will, sollte sich bei der zuständigen Handwerkskammer oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht informieren.
Passende Systeme für Ihren Betrieb finden.
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