Viele Betriebe wissen, dass sie Arbeitszeiten erfassen müssen – aber nicht, welches System dazu passt. Diese Seite erklärt die Pflicht ohne Juristendeutsch und zeigt, welche Software für Handwerk, kleine Teams und Außendienst tatsächlich funktioniert.
Seit dem BAG-Beschluss von 2022 ist klar: Arbeitszeiten müssen systematisch erfasst werden. Was das konkret bedeutet – und was nicht – erklären wir ohne Panikmache.
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit täglich aufgezeichnet werden müssen. Kein spezielles Gesetz, kein bestimmtes System ist vorgeschrieben – wohl aber eine verlässliche Methode.
Wer Zeiten bisher auf Zetteln oder in Excel festhält, hat ohnehin Aufwand – nur ohne Auswertung. Ein digitales System spart die manuelle Übertragung und gibt die Daten direkt an die Lohnbuchhaltung weiter.
Wenn Mitarbeitende selbst stempeln – per App, Terminal oder QR-Code – entfallen nachträgliche Schätzungen. Gerade auf der Baustelle oder im Außendienst macht das einen spürbaren Unterschied.
Drei Systeme, die sich für kleine Betriebe, Handwerk und mobile Teams in der Praxis bewährt haben – redaktionell eingeordnet, nicht nach Werbeleistung platziert.
Clockodo ist ein deutsches Tool, das auf das Wesentliche fokussiert: Arbeitszeit und Projektzeit erfassen, Auswertungen abrufen, Abwesenheiten verwalten. Für kleine Teams, die mehr als eine Excel-Liste brauchen, aber keine komplexe HR-Software wollen.
Papershift kombiniert Dienstplanung und Zeiterfassung in einem System. Sinnvoll für Betriebe mit Schichtbetrieb, wechselnden Einsatztagen oder wenn die Lohnbuchhaltung direkt aus dem System befüllt werden soll.
Factorial ist mehr als reine Zeiterfassung – es deckt auch Urlaubsverwaltung, Dokumente und einfache Personalakten ab. Sinnvoll für Betriebe, die mit einem System mehrere HR-Themen strukturieren wollen, ohne sofort in teure Enterprise-Software zu investieren.
Ein Elektrikerbetrieb mit Baustellen hat andere Anforderungen als ein Pflegedienst mit Schichten oder ein Friseursalon mit drei Angestellten. Wir ordnen ein, was wirklich passt.
Bis 10 Mitarbeitende: einfache Erfassung ohne Schulungsaufwand
Auftragsbezogene Erfassung, auch auf der Baustelle und ohne WLAN
Stempeln per App, GPS-Stempel, wechselnde Einsatzorte abbilden
Robuste Erfassung für mehrere Kolonnen, auch offline und ohne Büro
Stunden je Kunde oder Auftrag erfassen, direkt für die Rechnung
Klare Strukturen schaffen, wenn das Team wächst und Schichten variieren
Die Zeiterfassungspflicht klingt nach Bürokratie – ist es aber nur dann, wenn man das falsche System einführt. Das BAG-Urteil lässt bei der konkreten Umsetzung Spielraum: Es gibt keine Vorschrift für eine bestimmte Software, kein Zertifikat, das man vorzeigen muss. Verlangt wird eine Erfassung, die objektiv, verlässlich und für Beschäftigte zugänglich ist.
Was das in der Praxis bedeutet: Ein Handwerksbetrieb mit acht Mitarbeitenden braucht etwas anderes als ein Dienstleister mit wechselnden Projektteams. Für die meisten Kleinbetriebe reicht ein schlankes Tool, das im Alltag ohne Schulung funktioniert und die Daten sauber an die Lohnbuchhaltung übergibt.
Diese Seite hilft dabei, den Schritt von „Wir müssen etwas tun" zu „Wir wissen, was für uns passt" zu machen. Kein Kaufdruck, keine Rankings mit versteckten Provisionen – nur eine strukturierte Einordnung des Markts.
Den vollständigen Ratgeber lesen →Speicherung auf Servern innerhalb der EU, nachvollziehbare Zugriffsrechte – für Betriebe mit Mitarbeitenden kein optionales Kriterium.
Wer Mitarbeitende auf der Baustelle oder im Außendienst hat, braucht eine App, die auch ohne stabiles WLAN funktioniert.
Direkte Übergabe an DATEV, Lexoffice oder den Steuerberater spart jeden Monat manuelle Übertragungsarbeit.
Für Betriebe unter 20 Personen lohnt sich ein genauer Vergleich: Per-Nutzer-Preise sind oft günstiger als Pauschalmodelle.
Wir bewerten aus der Perspektive von Betrieben mit 2 bis 50 Mitarbeitenden – nicht aus der Sicht von Konzernen, für die andere Regeln gelten.
Was für eine Agentur passt, muss auf der Baustelle nicht funktionieren. Wir trennen Handwerk, Außendienst und Dienstleistung sauber voneinander.
Ein System, das Mitarbeitende nach zwei Wochen nicht mehr nutzen, löst kein Problem. Wir prüfen, ob die Oberfläche im Alltag ohne Schulung funktioniert.
Unsere Leitfrage: Würde ein Maler- oder Elektrikerbetrieb mit 12 Mitarbeitenden das System morgen einführen und nächste Woche produktiv nutzen?
Die Pflicht gilt bereits heute. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen – abgeleitet aus einer EU-Richtlinie von 2019. Ein eigenes deutsches Umsetzungsgesetz steht noch aus, ändert aber nichts an der bestehenden Verpflichtung.
Nein. Es ist keine bestimmte technische Lösung vorgeschrieben – auch eine Papieraufzeichnung ist theoretisch möglich. In der Praxis empfehlen sich digitale Systeme, weil sie Nachvollziehbarkeit, Auswertung und Lohnbuchhaltungs-Übergabe deutlich einfacher machen.
Nach aktuellem Stand gibt es keine pauschalen Ausnahmen nach Betriebsgröße. Das künftige Umsetzungsgesetz könnte Erleichterungen für Kleinstbetriebe vorsehen – beschlossen ist das bisher nicht. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte sich bei der zuständigen Handwerkskammer oder einem Fachanwalt informieren.
Nutzen Sie unseren Vergleich, um das passende System für Ihren Betrieb zu finden. Kein Formular, kein Anruf, kein Verkaufsgespräch.