Pflicht zur Zeiterfassung:
Was Betriebe jetzt praktisch wissen müssen
Viele Betriebe wissen, dass Arbeitszeiten erfasst werden müssen. Unklar ist oft nicht das Ob, sondern das Wie – und was daraus für den eigenen Alltag folgt. Diese Seite erklärt die Lage ohne Juristendeutsch und zeigt, was kleine Betriebe, Handwerk und mobile Teams daraus praktisch ableiten sollten.
- Einordnung für Betriebe ohne eigene HR-Abteilung
- Kein Juristendeutsch, keine Panikmache
- Brücke von der Rechtslage zur praktischen Systemwahl
Warum viele Betriebe bei der Zeiterfassung unsicher sind
Die Pflicht zur Zeiterfassung ist in aller Munde – aber was sie im eigenen Betrieb konkret bedeutet, ist für viele unklar. Das liegt weniger am Desinteresse als daran, dass die rechtliche Grundlage aus einem Gerichtsbeschluss stammt und kein einfach lesbares Gesetz dahinter steht.
Dazu kommt: Die meisten Informationsquellen richten sich entweder an Juristen oder an Unternehmen mit eigener Personalabteilung. Für einen Elektriker mit acht Mitarbeitenden oder einen Friseursalon mit drei Angestellten hilft das wenig.
Diese Seite erklärt die Lage so, wie sie für kleine und mittlere Betriebe relevant ist – ohne Anspruch auf Vollständigkeit und ohne Rechtsberatung zu ersetzen.
Was ist der aktuelle Ausgangspunkt?
Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt einen Beschluss gefasst, der für Arbeitgeber in Deutschland bedeutsam ist. Das Gericht stellte fest, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch aufzuzeichnen.
Grundlage ist kein neues deutsches Gesetz, sondern eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019. Der EuGH hatte damals festgestellt, dass Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem einführen müssen, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Das BAG hat diese Anforderung auf Basis des deutschen Arbeitsschutzgesetzes für anwendbar erklärt.
Ein eigenes deutsches Umsetzungsgesetz ist noch nicht in Kraft. Diskutiert werden dabei auch mögliche Erleichterungen für kleinere Betriebe – beschlossen ist das noch nicht. Bis zu einer gesetzlichen Regelung bleibt der BAG-Beschluss die entscheidende Grundlage für die Frage, was heute von Arbeitgebern erwartet wird.
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, eine bestimmte Software zu nutzen. Es gibt keine Zertifizierungspflicht. Was erwartet wird, ist eine nachvollziehbare, verlässliche Aufzeichnung – wie das technisch umgesetzt wird, liegt im Ermessen des Betriebs.
Was muss konkret aufgezeichnet werden?
Drei Pflichtangaben je Arbeitstag
- Beginn der Arbeitszeit – wann der Arbeitstag beginnt
- Ende der Arbeitszeit – wann die Arbeit endet, inklusive Überstunden
- Dauer der Arbeitszeit – tatsächlich geleistete Zeit ohne Pausen
Diese Angaben müssen für jeden Arbeitstag und jeden Mitarbeitenden vorliegen – nachvollziehbar, korrekt und im Zweifel abrufbar.
Was nicht vorgeschrieben ist
- Eine bestimmte Software oder App
- Ein zertifiziertes System
- Eine digitale Lösung (Papier ist theoretisch möglich)
- Eine bestimmte Aufbewahrungsfrist (zwei Jahre sind üblich)
Daneben sind klare betriebliche Regeln wichtig: Wer erfasst wann? Wer darf Korrekturen vornehmen? Was gilt bei Außendienst oder Schicht? Diese Fragen entscheiden, ob ein System im Alltag funktioniert.
Reicht Papier oder Excel?
Theoretisch schreibt das BAG keine digitale Lösung vor. Papier oder Excel sind nicht automatisch ausgeschlossen – solange die Aufzeichnung objektiv, verlässlich und zugänglich ist.
In der Praxis stoßen beide Varianten jedoch schnell an ihre Grenzen. Wer Zeiten handschriftlich erfasst, hat keinen Schutz gegen nachträgliche Änderungen und im Zweifel keinen strukturierten Nachweis. Excel-Tabellen sind etwas besser – aber fehleranfällig, ohne Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung und für mobile Mitarbeitende kaum praktikabel.
Für Betriebe mit Außendienst, Baustellen oder wechselnden Einsatzorten ist Papier schlicht nicht alltagstauglich: Ein Monteur auf einer anderen Baustelle kann seinen Stundenzettel nicht täglich ins Büro bringen.
Digitale Systeme sind deshalb nicht gesetzlich zwingend – aber für viele Betriebe der deutlich einfachere Weg, die Anforderungen verlässlich zu erfüllen.
Papiererfassung ist rechtlich möglich, aber organisatorisch aufwändig und fehleranfällig. Für Betriebe mit mobilen Mitarbeitenden oder wenn monatliche Auswertungen gebraucht werden, ist ein digitales System in der Regel der pragmatischere Weg.
Fünf Schritte, bevor ein System gewählt wird
Eine Systemwahl vor der internen Klärung führt meistens zur falschen Entscheidung. Wer erst die eigenen Anforderungen kennt, kann gezielt vergleichen.
Erfassungsweg festlegen
App auf dem Smartphone, Browser am PC, Terminal im Eingang oder QR-Code auf der Baustelle – was passt zum Arbeitsalltag?
Zuständigkeiten klären
Wer genehmigt Korrekturen? Wer hat Zugriff auf Auswertungen? Wer kümmert sich beim Onboarding neuer Mitarbeitender?
Korrekturen regeln
Vergessene Stempelungen sind normal. Das System muss Korrekturen nachvollziehbar dokumentieren – mit Protokoll, ohne IT-Einsatz.
Lohnbuchhaltung einbinden
DATEV, Lexoffice oder CSV-Export an den Steuerberater – diese Frage sollte vor der Systemwahl beantwortet sein.
Dann erst Systeme vergleichen
Wer diese vier Fragen beantwortet hat, sucht nicht mehr nach dem „besten Tool" – sondern nach dem Tool, das zu diesen Antworten passt.
Wann der nächste Schritt Systemvergleich ist
Die Rechtslage gibt den Rahmen vor – die Systemwahl hängt vom Betriebsalltag ab. Wer die eigenen Anforderungen kennt, findet das passende System deutlich schneller.
Für Betriebe, die wissen wollen, welches System konkret passt:
- Alle Betriebe: Systemvergleich nach Teamgröße und Branche → Zum Vergleich
- Handwerk und Baustelle: Auftragsbezogene Erfassung, Offline-App → Zeiterfassung Handwerk
- Außendienst und mobile Teams: App-basierte Erfassung, wechselnde Einsatzorte → Mobile Zeiterfassung
- Kleine Betriebe bis 15 Personen: Einfache Stempeluhr, schnelle Einführung → Zeiterfassung Kleinbetriebe
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Täglich aufzeichnen
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit – für jeden Mitarbeitenden, jeden Tag.
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Betriebliche Regeln schaffen
Vor der Systemwahl klären, wer wann erfasst und wer Korrekturen genehmigt.
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Korrekturfunktion sicherstellen
Nachträgliche Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein.
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Datenschutz prüfen
Wer personenbezogene Arbeitszeitdaten verarbeitet, sollte prüfen, ob das eingesetzte System DSGVO-konform betrieben wird – unabhängig davon, wo die Daten gespeichert werden.
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Lohnbuchhaltung einbinden
Schnittstelle zu DATEV, Lexoffice oder Steuerberater vor dem Kauf klären.
Fragen zur Rechtslage
Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung schon heute?
Ja – das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht zur systematischen Aufzeichnung der Arbeitszeit verpflichtet sind. Grundlage ist das deutsche Arbeitsschutzgesetz in Verbindung mit einem EuGH-Urteil von 2019. Ein spezielles deutsches Umsetzungsgesetz steht noch aus – das ändert aber nichts an der bestehenden Verpflichtung.
Muss ein digitales System verwendet werden?
Nein. Es ist keine bestimmte technische Lösung vorgeschrieben. Papieraufzeichnungen sind theoretisch möglich, solange sie objektiv, verlässlich und für Beschäftigte zugänglich sind. In der Praxis sind digitale Systeme für die meisten Betriebe der einfachere Weg – weil sie Auswertung, Korrekturen und Lohnbuchhaltungs-Übergabe deutlich vereinfachen.
Gibt es Ausnahmen für kleine Betriebe?
Nach aktuellem Stand gibt es keine pauschalen Ausnahmen nach Betriebsgröße. Das künftige deutsche Umsetzungsgesetz könnte Erleichterungen für Kleinstbetriebe vorsehen – beschlossen ist das bisher nicht. Wer konkrete Fragen zum eigenen Betrieb hat, findet bei der zuständigen Handwerkskammer, IHK oder einem Steuerberater oft eine erste praktische Einschätzung.
Rechtslage eingeordnet –
jetzt das passende System finden.
Wer weiß, was erwartet wird, kann gezielt wählen. Der Vergleich zeigt, welche Systeme für Handwerk, kleine Teams und Außendienst in der Praxis funktionieren.