Wer drei bis zehn Mitarbeitende hat, braucht keine große Softwarelösung. Er braucht etwas, das am ersten Tag funktioniert, keine Schulung erfordert und am Monatsende sauber an die Lohnbuchhaltung übergeben werden kann. Diese Seite zeigt, was realitätsnah funktioniert.
In kleinen Betrieben läuft vieles informell. Arbeitszeiten werden am Ende des Tages notiert, in eine Excel-Tabelle eingetragen oder einfach im Kopf behalten. Solange das Team überschaubar ist und alle sich kennen, funktioniert das irgendwie – aber nicht zuverlässig und nicht nachweisbar.
Das BAG-Urteil von 2022 hat die Anforderungen klar gestellt: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen täglich aufgezeichnet werden. Für einen Betrieb mit fünf Mitarbeitenden bedeutet das: fünf Datensätze pro Tag, fünf Mal pro Woche, strukturiert und abrufbar.
Das klingt nach Aufwand – ist es aber nur, wenn man es falsch angeht. Mit dem richtigen System ist es für Mitarbeitende weniger Aufwand als das bisherige Notieren auf Zetteln.
Wer für diese Punkte zahlt, zahlt für Funktionen, die er nicht braucht. Das schlägt sich im monatlichen Preis nieder.
Für kleine Teams die erste Wahl: einfache Stempeluhr, Monatsauswertung, Urlaubsverwaltung. Ohne große Einführung einsatzbereit.
Für Kleinbetriebe, die neben Zeiterfassung auch Urlaubsgenehmigungen und Mitarbeiterdokumente digital abbilden wollen – ohne großen Einführungsaufwand.
Auch für Kleinbetriebe mit Schichtbetrieb geeignet – z. B. Friseursalons, Arztpraxen oder Pflegedienste mit regelmäßig wechselnden Zeiten.
Der häufigste Fehler bei der Einführung: Man sucht zuerst ein System und denkt dann darüber nach, wie es im Alltag genutzt werden soll. Sinnvoller ist es, vorher intern zu klären: Wann und wo stempeln Mitarbeitende? Wer genehmigt Abwesenheiten? Wie kommen die Daten am Monatsende zum Steuerberater?
Sind diese Fragen beantwortet, kann man gezielt ein System auswählen – und es in einer Woche einführen, statt in drei Monaten. Die meisten Kleinbetriebe brauchen dafür keinen IT-Dienstleister, keine Schulung und keine mehrtägige Implementierung.
Alle Systeme vergleichenApp auf dem Smartphone, Browser am PC oder Terminal im Eingangsbereich?
Chef selbst, Bürokraft oder direkt der Steuerberater?
DATEV, Lexoffice oder direkte Übergabe als CSV an den Steuerberater?
Für 5 Mitarbeitende sind 20–50 Euro monatlich ein realistischer Richtwert.
Ja. Die Zeiterfassungspflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße für alle Arbeitgeber. Es gibt nach aktuellem Stand keine Ausnahmen nach Mitarbeiterzahl. Das künftige Umsetzungsgesetz könnte Erleichterungen für Kleinstbetriebe vorsehen – beschlossen ist das bisher nicht.
Theoretisch ja – es ist keine bestimmte Software vorgeschrieben. In der Praxis ist Excel fehleranfällig, bietet keinen Schutz gegen Änderungen und hat keine direkte Lohnbuchhaltungs-Schnittstelle. Für Betriebe mit mehr als drei Mitarbeitenden lohnt sich der Wechsel auf eine einfache digitale Lösung in der Regel schon nach wenigen Wochen.
Nach aktuellem Stand gilt im Arbeitsschutzrecht eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. Aus steuerrechtlichen Gründen können längere Fristen gelten – das hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel empfiehlt sich eine Rückfrage beim Steuerberater.
Die meisten Kleinbetriebe können eine Zeiterfassungslösung in einer Woche einführen. Der erste Schritt ist die Auswahl des richtigen Systems.