Auf der Baustelle gibt es oft kein WLAN, keinen Pausenraum und keine Stempeluhr im Büroflur. Trotzdem müssen Arbeitszeiten seit dem BAG-Beschluss 2022 täglich und verlässlich erfasst werden – für jeden Mitarbeitenden, auf jeder Baustelle, nachweisbar. Diese Seite zeigt, wie das in der Baupraxis funktioniert.
Auf vielen Baustellen sieht der Alltag so aus: Der Vorarbeiter trägt am Freitag die Stunden der Woche für seine Kolonne ein – aus dem Kopf oder von handschriftlichen Notizen. Die Zettel kommen beim Büro an, werden dort eingetippt und an den Steuerberater weitergegeben. Wenn jemand krank war oder früher gegangen ist, stimmt die Summe manchmal nicht.
Das ist aufwändig, fehleranfällig und bietet bei Streitigkeiten über geleistete Stunden keine verlässliche Grundlage. Dazu kommt: Wenn mehrere Kolonnen auf verschiedenen Baustellen aktiv sind, verliert die Bürozentrale schnell den Überblick.
Mit dem richtigen System stempeln Mitarbeitende direkt auf der Baustelle – per Smartphone-App oder QR-Code. Die Daten landen automatisch in der Zentrale, ohne Zettelwirtschaft.
Für Betriebe, bei denen Mitarbeitende ein Smartphone nutzen und Projektzeiten je Baustelle zugeordnet werden sollen. Offline-Modus vorhanden.
Wenn Kolonnen vorab geplant werden und Einsätze koordiniert werden müssen, bietet Papershift eine Kombination aus Dienstplanung und Baustellenerfassung.
Für größere Baubetriebe oder solche, die Zeiterfassung direkt in ihr Bau-ERP integrieren wollen, gibt es spezialisierte Systeme mit Aufmaß, Lohnjournal und SOKA-Bau-Anbindung.
In Betrieben, wo Mitarbeitende kein eigenes Smartphone einsetzen wollen oder sollen, sind QR-Code-Lösungen eine pragmatische Alternative: Ein laminierter QR-Code hängt am Baustelleneingang, Mitarbeitende scannen ihn mit einem Gerät des Betriebs oder einem einfachen Lesegerät – fertig gestempelt.
Der Vorteil: Keine App-Installation auf privaten Geräten, kein Datenschutzproblem beim BYOD (Bring Your Own Device). Der Nachteil: Es braucht ein Gerät vor Ort, das funktioniert – und jemanden, der dafür sorgt, dass es aufgeladen und einsatzbereit ist.
Für Betriebe mit mehreren Baustellen empfiehlt sich eine Lösung, bei der der Vorarbeiter eine eigene Übersicht hat: Wer ist eingestempelt? Wer fehlt? Das spart morgens Rückfragen und gibt dem Büro in der Zentrale einen Echtzeit-Überblick ohne Telefonkette.
Systeme mit QR und GPS vergleichenAuf Baustellen in Kellern, Tiefgaragen oder im Funkloch muss die App auch ohne Netz stempeln können.
Stunden je Baustelle oder Auftrag dokumentieren – für Abrechnung und Kalkulation zukünftiger Projekte.
Der Kolonnenführer braucht Überblick: Wer ist eingestempelt, wer fehlt, wer hat schon Pause gemacht?
Direkte Übergabe an DATEV oder den Steuerberater – kein manuelles Abtippen am Monatsende.
Gute Systeme speichern die Stempeldaten lokal auf dem Smartphone und synchronisieren sie automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht – per WLAN oder Mobilfunk. Wichtig ist, das vor der Einführung zu testen: Nicht alle Apps funktionieren im Offline-Modus zuverlässig. Ein echter Test auf einer echten Baustelle ist aussagekräftiger als jede Produktbeschreibung.
Subunternehmer sind selbstständige Unternehmen und müssen selbst für ihre Mitarbeitenden eine Zeiterfassung führen. Als Auftraggeber sind Sie für die Zeiten von Subunternehmern in der Regel nicht verantwortlich. Wenn Subunternehmer jedoch wie eigene Mitarbeitende eingesetzt werden (Scheinselbstständigkeit), kann das anders zu beurteilen sein – das ist eine Frage für einen Fachanwalt.
Ja – wenn sie Arbeitszeit im arbeitsrechtlichen Sinne darstellen, müssen sie erfasst werden. Das gilt in der Regel für alle Tätigkeiten, die auf Anweisung des Arbeitgebers ausgeführt werden und dem Betrieb zugutekommen. Bei Grenzfällen – z. B. das Fahren mit dem Firmenfahrzeug zur Baustelle – empfiehlt sich eine Klärung mit dem Steuerberater oder einem Arbeitsrechtler.
Zeiterfassung auf der Baustelle muss nicht kompliziert sein. Der Vergleich zeigt, welche Systeme offline funktionieren und mit GPS und QR-Code arbeiten.