Im Handwerk werden Zeiten oft am Feierabend aus dem Gedächtnis rekonstruiert oder auf Stundenzetteln notiert, die irgendwann beim Chef landen. Das ist fehleranfällig, schwer nachzuweisen und seit dem BAG-Beschluss 2022 auch nicht mehr ausreichend. Diese Seite zeigt, was für Handwerksbetriebe in der Praxis funktioniert.
Ein Elektrikerbetrieb mit acht Mitarbeitenden hat an einem normalen Tag drei Kolonnen auf verschiedenen Baustellen. Jeder notiert irgendwie seine Stunden – auf dem Handy, auf einem Zettel, im Auto. Am Freitag kommen die Stunden beim Büro an, werden abgetippt, auf Plausibilität geprüft und an den Steuerberater weitergegeben.
Das funktioniert – aber es ist aufwändig, fehleranfällig und bietet bei Streitigkeiten über geleistete Stunden keinen verlässlichen Nachweis. Zudem: Wenn ein Mitarbeiter vergisst, seine Stunden einzutragen, wird es am Monatsende ungemütlich.
Die Zeiterfassungspflicht verändert das nicht grundlegend – sie macht aber klarer, dass der aktuelle Prozess dokumentiert und nachweisbar sein muss.
Nicht jedes Handwerksunternehmen braucht alle diese Funktionen. Wer hauptsächlich Stunden nachweisen will, kommt mit einer schlanken App gut aus.
Clockodo erlaubt die Zuordnung von Stunden zu Projekten oder Aufträgen – nützlich für Betriebe, die nachher wissen wollen, wie viel Zeit ein bestimmter Auftrag gekostet hat.
Wenn mehrere Kolonnen geplant und Einsätze koordiniert werden müssen, bietet Papershift eine kombinierte Lösung aus Planung und Zeiterfassung.
Für Betriebe, die Zeiterfassung direkt in ihre Handwerker-Software integrieren wollen: Tools wie Taschenbuch, Streit V.1 oder branchenspezifische ERP-Lösungen bieten oft eigene Zeiterfassungsmodule.
Der größte Widerstand bei der Einführung kommt meist von den Mitarbeitenden selbst – nicht aus Bösartigkeit, sondern weil der neue Schritt nach Mehraufwand klingt. Das löst sich in den meisten Betrieben innerhalb von zwei Wochen, wenn das System wirklich einfach ist.
Entscheidend ist: Die App muss auf dem Smartphone funktionieren, ohne WLAN, ohne lange Ladezeiten und ohne Passwort, das man vergisst. Stempeln sollte zwei Tippen erfordern – nicht fünf.
Für Betriebe mit Baustellen lohnt sich außerdem die Überlegung, ob GPS-Stempel sinnvoll sind – nicht zur Kontrolle, sondern zur automatischen Dokumentation, auf welcher Baustelle wer wie lange war. Das spart Diskussionen und erleichtert die Abrechnung.
Systeme vergleichenAuf der Baustelle gibt es oft kein WLAN. Die App muss auch ohne Verbindung stempeln und Daten zwischenspeichern können.
Wer weiß, wie viele Stunden welcher Auftrag gekostet hat, kann Angebote künftig besser kalkulieren.
Automatische Standortdokumentation beim Ein- und Ausstempeln – nützlich bei mehreren Baustellen.
Direkte Übergabe an den Steuerberater spart jeden Monat manuelle Übertragungsarbeit.
Die Zeiterfassungspflicht bezieht sich auf Arbeitszeiten, nicht automatisch auf Fahrtzeiten. Ob Fahrten zur ersten Baustelle als Arbeitszeit gelten, hängt von der konkreten arbeitsrechtlichen Situation ab – das sollte im Zweifel mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht geklärt werden. Viele Handwerksbetriebe erfassen Fahrtzeiten dennoch, weil es die Rechnungsstellung erleichtert.
Vergessene Stempelungen müssen nachträglich korrigiert werden – das sollte im System nachvollziehbar dokumentiert sein. Gute Systeme bieten Korrekturfunktionen mit Protokoll. Klare Regeln im Betrieb, wer solche Korrekturen vornehmen darf, vermeiden Missverständnisse.
Ja – die meisten Anbieter erlauben die Nutzung über den Webbrowser auf jedem Gerät. Einige bieten auch Tablet-Terminals für den Eingangsbereich oder die Werkstatt an. Mitarbeitende müssen kein eigenes Smartphone nutzen, wenn das im Betrieb nicht gewünscht ist.
Zeiterfassung im Handwerk kann einfach sein – wenn das System zur Baustelle passt, nicht umgekehrt.